Cinco claves para organizar eventos en tiempos de pandemia

CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN. El contexto ha cambiado, al menos de forma temporal. Debemos asumir que nuestro sector también se ha transformado, pero la sociedad (y la economía) sigue necesitando reunirse de forma segura, por eso es necesario ponerse manos a la obra para actualizar nuestros conocimientos y aplicarlos sobre el terreno.

Para ello, mantente al corriente de la actualidad día a día, consulta los informes oficiales de las instituciones e indaga en los protocolos de prevención sanitaria de las principales entidades del sector, tanto nacionales como internacionales. Todo el trabajo de investigación dará sus frutos.

Aquí os contamos algunas medidas aplicadas por mg.lab. En ese sentido, nuestra agencia ha obtenido el distintivo SCTE Destino Seguro COVID-19, avalado por el Ministerio de Sanidad, por sus buenas prácticas.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL. Ahora sabemos (¿no lo sabíamos ya?) que no es solo mercadotecnia gubernamental. La pandemia ha demostrado la importancia de las nuevas tecnologías para implementar herramientas útiles para la gestión de todo tipo de asuntos relevantes. En el sector de los eventos, también: en las actividades y congresos online, por razones obvias; y en las reuniones presenciales se han demostrado imprescindibles especialmente en el ámbito del control de acceso, el seguimiento de aforos y la trazabilidad de contactos para facilitar el rastreo ante posibles contingencias.

En mg.lab hemos creado, por ejemplo, la plataforma www.registratuevento.es para gestionar las inscripciones a todos nuestros eventos. Aquí te explicamos cómo funciona.

PLANIFICACIÓN. En general, en el mundo de los eventos siempre es vital, pero ahora más que nunca, porque a la organización de cualquier tipo de reunión, congreso o actividad abierta al público se han agregado una serie de procesos inéditos en nuestra época, que es obligación de una agencia hacer cumplir no solo a su personal, sino también a sus proveedores. Los Planes de Contingencia covid-19 de prevención sanitaria se han convertido, en ese sentido, en la herramienta básica de trabajo para poner en marcha cualquier evento. Es, además, un requisito legal, que debe ser validado por las autoridades.

En este apartado de nuestra web os mostramos algunos ejemplos.

CREATIVIDAD. No hay que perder nunca el sentido de nuestra actividad. El oficio de organizar eventos se basa, esencialmente, en la conexión de personas con distintos objetivos, tanto profesionales como lúdicos: formación, entretenimiento, trabajo, promoción… Los eventos sirven para aprender, disfrutar, descubrir, mejorar, convencer, enseñar, vender...

En tiempos de pandemia, la creatividad es necesaria para realizar propuestas atrevidas, capaces de inspirar a la sociedad o a los clientes, pero también para llevarlas a cabo de la forma más singular posible, cuidando los detalles (es decir, cuidando de nuestra profesión).

PACIENCIA. La sociedad se está adaptando a las circunstancias. Según nuestra experiencia, las personas se comportan, en general, de manera ejemplar cuando asisten a un evento abierto, pero el personal de una agencia debe tener paciencia para comunicar las medidas vigentes a los asistentes, siempre con espíritu didáctico, aunque sin renunciar a la firmeza.

Paciencia, finalmente, para asumir que hacer realidad un evento en esta época será siempre más laborioso, porque así lo exigen las circunstnacias. Y paciencia, sobre todo, para esperar con confianza el momento en que podamos volver a reunirnos como antes.